Klare Antworten. Keine Folien.
Antworten für Hotels an einer Stelle: Analyse, Umsetzung, KI, Datenschutz, Kosten und Förderung in Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Bayern, Sachsen und Schleswig-Holstein.
01 / Ausgangslage
Ausgangslage
Die meisten Entscheidungen scheitern nicht am Preis. Sie scheitern an unbeantworteten Fragen.
02 / Woran es hakt
Woran es hakt
- Antworten sind über viele Seiten verstreut.
- Aussagen zu Förderung und Datenschutz bleiben vage.
- Für dieselbe Frage gibt es zwei verschiedene Formulierungen.
03 / Vorgehen
Vorgehen
- 01
Eine Antwort je Frage, an einer Stelle gepflegt.
- 02
Veränderliche Aussagen nur mit offizieller Quelle und Prüfdatum.
- 03
Fachseiten zeigen dieselbe Antwort, nicht eine zweite Fassung.
Abgrenzung
Keine Antwort verspricht ein Ergebnis, eine Einsparung oder eine Bewilligung.
04 / Ergebnis
Ergebnis
Vor dem Erstgespräch prüfen Sie, ob die Arbeitsweise zu Ihrem Hotel passt.
Alle Themen
Alle Fragen nach Themen
01 / Analyse und Priorisierung
Analyse und Priorisierung
Was passiert im Erstgespräch?
Zwanzig Minuten, ein Ablauf, der regelmäßig Zeit kostet. Am Ende wissen Sie, ob eine Analyse der nächste Schritt ist und was sie umfassen würde.
Was ist die Prozessanalyse genau?
Ein bezahlter, abgegrenzter Auftrag: Ihre wiederkehrenden Abläufe werden aufgenommen, nach Aufwand und Wirkung sortiert und schriftlich priorisiert. Sie erhalten eine Begründung je Ablauf, keine Werkzeugliste.
Was halte ich nach der Analyse in der Hand?
Ein schriftliches Ergebnis: welche Abläufe sich zuerst lohnen, welche warten können, welche besser manuell bleiben, jeweils mit Begründung und mit dem nächsten konkreten Schritt. Das Dokument gehört Ihnen und ist auch ohne 5213 LABS verwendbar.
Kann das Ergebnis lauten, nichts zu automatisieren?
Ja, und das ist ein zulässiges Ergebnis. Manche Abläufe sind zu selten, zu unterschiedlich oder zu sehr Vertrauenssache. Dann steht genau das im Bericht, mit Begründung.
Wie viel Zeit kostet mich die Analyse im Betrieb?
Der Aufwand liegt bei wenigen Gesprächen mit den Menschen, die den Ablauf täglich machen, plus Einblick in vorhandene Unterlagen. Der genaue Umfang wird vor Beauftragung festgelegt, damit er planbar bleibt.
02 / Umsetzung und Betrieb
Umsetzung und Betrieb
Muss ich nach der Analyse auch die Umsetzung beauftragen?
Nein. Umsetzung ist eine eigene Entscheidung und ein eigener Auftrag. Sie können das Analyseergebnis intern umsetzen, es liegen lassen oder jemand anderen beauftragen.
Muss ich meine bestehenden Systeme ersetzen?
In der Regel nicht. Zuerst wird geprüft, was Ihre vorhandenen Systeme bereits können und wo sie verbunden werden müssen. Ein Wechsel ist eine eigene, teure Entscheidung und kein Nebeneffekt einer Automatisierung.
Was passiert, wenn ein automatisierter Ablauf klemmt?
Jeder Ablauf bekommt einen sichtbaren Zustand und einen definierten Rückfallweg auf die manuelle Bearbeitung. Wer im Betrieb zuständig ist und wie eine Störung gemeldet wird, wird bei der Übergabe schriftlich festgehalten.
Woher kommt die technische Seite?
Aus Systemprojekten im Hotelbetrieb: Systeme einführen, verbinden und im Alltag am Laufen halten. Dazu kommt eine Weiterbildung in agentischem Engineering, also im Entwickeln mit KI-Assistenten. Gebaut wird mit denselben Werkzeugen, die auch in Ihrem Projekt zum Einsatz kämen.
03 / KI und menschliche Freigabe
KI und menschliche Freigabe
Wofür lohnt sich KI im Betrieb überhaupt?
Für Sprache und Unterlagen: Anfragen einordnen, Entwürfe vorbereiten, aus vielen Dokumenten die richtige Stelle finden. Für Rechnen, Buchen und feste Regeln sind klassische Automatisierungen verlässlicher und billiger.
Entscheidet die KI dann über meinen Betrieb?
Nein. Was eine Zusage macht oder Geld bewegt, gibt ein Mensch frei. Feste Auskünfte, etwa für einen Gäste-Chatbot, gibt Ihr Team einmal vorab frei. KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet. So ist es gebaut, nicht nur versprochen.
Wie läuft eine KI-Schulung ab?
An Ihren eigenen Aufgaben statt an Beispielfolien: was sich eignet, was nicht, wie man Ergebnisse prüft und welche Daten nicht hineingehören. Die Schulung geht eigenständig oder begleitend zu einer Umsetzung.
04 / Datenschutz und Verarbeitung
Datenschutz und Verarbeitung
Welche Daten dürfen in ein KI-System?
Vor der ersten Nutzung wird festgelegt, welche Daten zulässig sind und welche den Betrieb nicht verlassen. Personenbezogene Daten und Gästedaten gehören zu den Fällen, die ausdrücklich geregelt werden, bevor ein Werkzeug im Alltag landet.
Sieht 5213 LABS bei einer Analyse unsere Kundendaten?
So wenig wie möglich. Für die Aufnahme eines Ablaufs reichen fast immer Struktur und Beispiele; echte Datensätze werden nur angesehen, wenn es unvermeidbar ist, und das wird vorher vereinbart.
Was passiert mit dem, was ich ins Kontaktformular schreibe?
Ihre Angaben gehen als E-Mail an 5213 LABS und werden dort beantwortet. Keine Lead-Datenbank, kein CRM, kein Newsletter. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
05 / Kosten und Beauftragung
Kosten und Beauftragung
Wie ist das Angebot aufgebaut?
Vier Stufen, klar getrennt: Erstgespräch, Prozessanalyse, Umsetzung als eigener Auftrag, Schulung eigenständig oder begleitend. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
Was kostet das?
Der Preis hängt vom Umfang ab und steht vor der Beauftragung schriftlich fest: Analyse als abgegrenzter Auftrag, Umsetzung auf Basis des Analyseergebnisses. Keine Anbieterprovisionen.
06 / Hotellerie
Hotellerie
Woher kommt die Hotelerfahrung?
Zwanzig Jahre Hotelbetrieb: Rezeption, Housekeeping, Pre-Openings und Systemprojekte. Lösungen beginnen bei der Schicht, die sie tragen muss.
Arbeiten Sie mit unserem bestehenden PMS?
Ausgangspunkt ist immer das System, das schon läuft. Geprüft wird, welche Schnittstellen und Exporte es gibt und welche Schritte drumherum manuell bleiben. Nicht, ob sich ein Systemwechsel verkaufen lässt.
Schreibt dann eine Maschine mit unseren Gästen?
Ja, in klaren Grenzen. Ein Gäste-Chatbot antwortet sofort auf das, was im Haus feststeht: Zeiten, Ausstattung, Anfahrt, Hausregeln. Diese Auskünfte gibt Ihr Team einmal vorab frei, nicht jede Nachricht. Was eine Zusage braucht, etwa eine Buchung, ein Preis oder eine Ausnahme, übergibt er mit Kontext an das Team. Antwortentwürfe für Mails gehen nach Freigabe hinaus. Der Ton gegenüber Gästen bleibt Ihrer.
Unsere Systeme sprechen nicht miteinander. Geht das überhaupt?
Das hängt vom System ab. Manche PMS bieten Schnittstellen, andere nur Exporte, manche keins von beidem. Das prüfen wir zuerst und sagen vorher, was geht. Viele Abläufe in Housekeeping und Technik lassen sich auch dann digital machen, wenn nur eine Abreiseliste als Export vorliegt.
Arbeiten Sie auch für Betriebe außerhalb der Hotellerie?
Ja, auf Anfrage, wenn die Abläufe ähnlich sind: viele Anfragen, mehrere Systeme, Übergaben im Schichtbetrieb. Schwerpunkt und Erfahrung liegen in Hotels, Resorts und Ferienanlagen.
07 / Förderung Brandenburg
Förderung Brandenburg
Gibt es einen Zuschuss für die Digitalisierung im Hotel?
Ja, in fünf Ländern. In Brandenburg über BIG-Digital: bis zu 50 % für Beratung, Umsetzung und die Schulung zur Umsetzung. In Mecklenburg-Vorpommern über die KI-Förderung des Landes: bis zu 50 % für die Einführung einer KI-Lösung. In Bayern über den Digitalbonus: bis zu 50 % für die Digitalisierung kleiner Betriebe, höchstens 30.000 EUR. In Sachsen über den Digitalisierungszuschuss der SAB: bis zu 50 % für kleine Betriebe, mit Tarifbindung mehr, aber nur noch für Vorhaben in Stadt Leipzig, Landkreis Leipzig und Landkreis Nordsachsen. In Schleswig-Holstein über die DKU-Förderung der WTSH: bis zu 40 % für Betriebe, die weniger als 50 Beschäftigte haben. Ein Haus, das nur in Berlin liegt, fällt in keines der fünf Programme: Jedes verlangt Sitz, Betriebsstätte oder das Vorhaben im jeweiligen Land. Ob Ihr Vorhaben passt, prüfen in Brandenburg WFBB und ILB, in Mecklenburg-Vorpommern die TBI, in Bayern die Bezirksregierung, in Sachsen die SAB und in Schleswig-Holstein die WTSH.
Wie hoch ist der Zuschuss über BIG-Digital?
Höchstens 50 % der förderfähigen Ausgaben, als nicht rückzahlbarer Zuschuss. Vorhaben unter 5.000 EUR zuwendungsfähigen Ausgaben werden nicht gefördert. Je Projekt gilt ein Höchstzuschuss: Beratung 50.000 EUR, Implementierung 250.000 EUR, Schulung 50.000 EUR, gefördert nur im Zusammenhang mit dem Implementierungsprojekt. Die ILB entscheidet im Einzelfall.
Darf ich vor der Bewilligung anfangen?
Erst nach der Antragseingangsbestätigung der ILB, und dann auf eigenes Risiko: Die Bestätigung ist noch keine Zusage. Vorhaben, die vor dem Antrag begonnen haben, werden nicht gefördert.
Was fördert BIG-Digital nicht?
Unter anderem Vorhaben, die vor dem Antrag begonnen haben, Vorhaben unter 5.000 EUR zuwendungsfähigen Ausgaben, Standard-Webseiten, Standard-Online-Marketing und Mail-Server. Die vollständige Liste steht bei der ILB.
Wie lange läuft das Programm noch?
Die Förderrichtlinie gilt bis 30.06.2027. Maßgeblich ist der aktuelle Stand auf der Programmseite der ILB.
Können Sie eine Förderung zusagen?
Nein. Über einen Antrag entscheidet die Investitionsbank des Landes Brandenburg im Einzelfall. 5213 LABS ist Dienstleister, nicht Bewilligungsstelle, und verspricht keine Bewilligung.
Wer berät mich zum Programm selbst?
Die fachliche Beratung läuft über die Wirtschaftsförderung Land Brandenburg. Das Beratungsgespräch gehört zum Weg in den Antrag und ersetzt keine eigene Prüfung der geltenden Richtlinie.
Bekomme ich das Geld vorab?
Nein, gefördert wird im Erstattungsprinzip: beauftragen, bezahlen, nachweisen, und die Auszahlung folgt danach. Der Betrag muss also vorfinanziert werden.
08 / Förderung Mecklenburg-Vorpommern
Förderung Mecklenburg-Vorpommern
Wie hoch ist der KI-Zuschuss in Mecklenburg-Vorpommern?
Höchstens 50 % der zuwendungsfähigen Ausgaben, bis zu 50.000 EUR je Vorhaben, als nicht rückzahlbarer Zuschuss. Die zuwendungsfähigen Ausgaben müssen 15.000 EUR (bis einschließlich 50 Mitarbeiter) bzw. 20.000 EUR (über 50 Mitarbeiter) überschreiten. Die TBI entscheidet im Einzelfall.
Wird auch die Beratung gefördert?
Nur als Teil der KI-Einführung. Gefördert werden Hard- und Software für die KI-Lösung; Beratung und die Schulung von Multiplikatoren zählen nur, wenn sie für diese Lösung zwingend erforderlich sind. Eine Prozessanalyse allein ist nicht förderfähig.
Wie läuft der Antrag?
Elektronisch über das MV-Serviceportal, angemeldet mit einem ELSTER-Organisationszertifikat. Dazu gehören unter anderem Angebote, ein Nachweis des KI-Einsatzes und die Bestätigung des Eigenanteils. Wir bereiten die Unterlagen mit Ihnen vor; den Antrag stellt Ihr Betrieb.
Wann darf das Vorhaben beginnen?
Erst nachdem der elektronische Antrag bei der TBI eingegangen ist; ein früherer Beginn schließt die Förderung aus. Eine Bewilligung ist damit noch nicht verbunden. Für die Umsetzung sind grundsätzlich 12 Monate vorgesehen.
Wie lange läuft das Programm?
Die Förderung gilt im Zeitraum 30.06.2026 bis 31.12.2027. Je Unternehmen ist innerhalb von drei Jahren höchstens ein Vorhaben förderfähig.
09 / Förderung Bayern
Förderung Bayern
Wie hoch ist der Digitalbonus Bayern?
Höchstens 50 % der förderfähigen Ausgaben, als nicht rückzahlbarer Zuschuss. Der Digitalbonus Standard beträgt bis zu 7.500 EUR, der Digitalbonus Plus bis zu 30.000 EUR. Maßnahmen unter 4.000 EUR zuwendungsfähigen Ausgaben werden nicht gefördert.
Wann kommt der Digitalbonus Plus in Frage?
Wenn das Vorhaben einen besonderen Innovationsgehalt hat und sein Schwerpunkt inhaltlich und bei den Kosten etwa auf Künstlicher Intelligenz liegt, bei zuwendungsfähigen Ausgaben ab 15.000 EUR. Der bloße Kauf einer am Markt verfügbaren Branchensoftware genügt nicht. Ob ein Vorhaben das erfüllt, beurteilt die Bezirksregierung; sprechen Sie vor dem Antrag mit ihr.
Gilt der Digitalbonus für unser Hotel?
Wenn Ihr Unternehmen weniger als 50 Mitarbeiter hat, gezählt in Vollzeitäquivalenten, und einen Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 10 Mio. EUR. Dazu braucht es eine Betriebsstätte in Bayern, in der die Maßnahme eingesetzt wird. Größere Häuser fördert der Digitalbonus nicht.
Wann darf ich in Bayern beauftragen?
Erst nach der Antragseingangsbestätigung per E-Mail, und dann auf eigenes Risiko; die Bestätigung ist noch keine Zusage. Schon eine mündliche Bestellung gilt als Beginn. Beratung, die zur Planung zwingend vor dem Antrag nötig ist, darf vorher stattfinden.
Warum kann ich gerade keinen Antrag stellen?
Der Digitalbonus wird über ein monatliches Kontingent vergeben. Ist es ausgeschöpft, nimmt das Formular erst im Folgemonat wieder Anträge an; den aktuellen Stand nennt die Antragsseite. Einen begonnenen Antrag können Sie bis dahin auf dem eigenen Rechner zwischenspeichern.
10 / Förderung Sachsen
Förderung Sachsen
Wie hoch ist der Digitalisierungszuschuss in Sachsen?
Für Kleinst- und kleine Unternehmen bis zu 50 % der zuwendungsfähigen Ausgaben, als nicht rückzahlbarer Zuschuss. Die direkten Ausgaben dürfen höchstens 60.000 EUR betragen; das ist die Obergrenze der Ausgaben, nicht der Zuschuss. Dazu kommt eine Pauschale von 7 % für indirekte Kosten, und bei Tarifbindung steigt der Fördersatz um 10 Prozentpunkte. Unter 5.000 EUR zuwendungsfähigen Ausgaben wird nicht gefördert.
Gilt der Zuschuss für unser Hotel in Sachsen?
Nur, wenn das Vorhaben in Stadt Leipzig, Landkreis Leipzig und Landkreis Nordsachsen liegt. Für das übrige Sachsen, darunter Dresden und Chemnitz, nimmt die SAB seit 17.07.2026 keine Anträge mehr an; wann sich das ändert, ist nicht bekannt. Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen.
Wann darf ich in Sachsen beauftragen?
Erst nach der Bestätigungsmail der SAB über den Eingang Ihres Antrags. Als Beginn gilt schon ein Vertragsabschluss oder die Zahlung einer Rechnung; wer früher beginnt, verliert die Förderung. Danach bleiben 12 Monate für die Umsetzung, ohne Verlängerung.
Was fördert der Digitalisierungszuschuss nicht?
Unter anderem Standard-Webseiten, Standard-Marketing, Vorhaben zur direkten Umsatzsteigerung, Software-Serviceverträge und eigenes Personal. Auch die Einführung allgemein üblicher Standards zählt nicht; der Antrag muss zeigen, wie sich das Digitalisierungsniveau des Betriebs verbessert.
11 / Förderung Schleswig-Holstein
Förderung Schleswig-Holstein
Wie hoch ist die DKU-Förderung in Schleswig-Holstein?
Bis zu 40 % der zuwendungsfähigen Ausgaben im Modul Umsetzung, als nicht rückzahlbarer Zuschuss. Investitionen in Hard- und Software und zugehörige Dienstleistungen müssen mindestens 10.000 EUR erreichen; die zuwendungsfähigen Ausgaben sind auf 200.000 EUR begrenzt.
Gilt die DKU-Förderung für unser Hotel?
Wenn Ihr Unternehmen weniger als 50 Beschäftigte und einen Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 10 Mio. EUR hat, mit Sitz oder Betriebsstätte in Schleswig-Holstein. Partner- und verbundene Unternehmen zählen mit. Größere Häuser fördert die DKU nicht.
Wer stellt den Antrag in Schleswig-Holstein?
Ihr Unternehmen selbst, digital über das Serviceportal mit einem Servicekonto Business und dem ELSTER-Organisationszertifikat des Unternehmens. Wirkt ein Dienstleister aktiv an der Antragstellung mit, sind seine Kosten nicht förderfähig. Bereits begonnene Projekte fördert die WTSH nicht; schon ein Vertrag gilt als Beginn.
Warum spielt IT-Sicherheit bei der DKU eine Rolle?
Im Modul Umsetzung ist eine nachweisbare Verbesserung des IT-Sicherheitsniveaus Pflicht. Das Vorhaben muss außerdem die digitale Aufstellung des Betriebs substanziell verbessern. Planen Sie die Sicherheit deshalb von Anfang an mit; zur Umsetzung gehört eine abschließende Sicherheitsprüfung.
Welcher Ablauf kostet jede Woche die meisten Stunden?