Operative Abläufe digital. Routine automatisiert.
Wir machen operative Abläufe im Hotel digital und automatisieren die wiederkehrenden Schritte: Housekeeping-Plan, Zimmerstatus, Mängel, Übergaben, Tagesbericht. Der Stand bleibt sichtbar, Handarbeit möglich, wichtige Schritte gibt ein Mensch frei.
01 / Ausgangslage
Ausgangslage
Hotels brauchen meist keine neue Großplattform. Sie brauchen Abläufe, die nicht mehr an Zurufen und Zetteln hängen, und Daten aus PMS und Kasse dort, wo das System sie hergibt.
02 / Woran es hakt
Woran es hakt
- Der Housekeeping-Plan wird jeden Morgen von Hand aus Listen gebaut.
- Der Tagesabschluss wird aus PMS und Kasse erneut zusammengesetzt.
- Niemand sieht, ob eine Gästeanfrage oder Wartungsmeldung liegen geblieben ist.
03 / Vorgehen
Vorgehen
- 01
Den Ablauf von der Abreiseliste bis zum fertigen Zimmer beschreiben, nicht nur den lästigen Teil.
- 02
Prüfen, welche Daten PMS, Kasse und Channel Manager über Schnittstellen oder Exporte hergeben. Hängt der Ablauf an einer Anbindung, die es nicht gibt, sagen wir das vorher.
- 03
Schrittweise umsetzen, mit Rückfallweg auf manuelle Bearbeitung.
- 04
Übergabe mit Zuständigkeit, Störungsmeldung und Dokumentation.
Abgrenzung
Kein Systemwechsel als Nebeneffekt. Keine Automatisierung ohne Freigabepunkt, wo sie eine Zusage macht oder Geld bewegt; feste Auskünfte gibt das Haus einmal vorab frei.
04 / Ergebnis
Ergebnis
Wiederkehrende Arbeit läuft verlässlich und bleibt nachvollziehbar. Bei einer Störung bleibt sie bedienbar.
05 / Anwendungsfälle
Anwendungsfälle
Tagesbericht aus PMS und Kasse
Der Tagesbericht wird aus PMS, Kasse und Belegordner von Hand zusammenkopiert.
Der Tagesbericht aus PMS und Kasse wird vorbereitet. Die Freigabe bleibt im Haus.
Ablage und Benennung
Wartungsunterlagen liegen in Ordnern, die nur einzelne Personen kennen.
Ablage und Namen folgen einer Regel. Neue im Team wenden sie an.
Sichtbarer Stand
Eine offene Gästeanfrage oder Wartungsmeldung fällt erst bei der Nachfrage auf.
Jede Anfrage und jede Meldung hat einen Stand und einen Weg zurück in die Handarbeit.
Muss ich meine bestehenden Systeme ersetzen?
In der Regel nicht. Zuerst wird geprüft, was Ihre vorhandenen Systeme bereits können und wo sie verbunden werden müssen. Ein Wechsel ist eine eigene, teure Entscheidung und kein Nebeneffekt einer Automatisierung.
Muss ich nach der Analyse auch die Umsetzung beauftragen?
Nein. Umsetzung ist eine eigene Entscheidung und ein eigener Auftrag. Sie können das Analyseergebnis intern umsetzen, es liegen lassen oder jemand anderen beauftragen.
Was passiert, wenn ein automatisierter Ablauf klemmt?
Jeder Ablauf bekommt einen sichtbaren Zustand und einen definierten Rückfallweg auf die manuelle Bearbeitung. Wer im Betrieb zuständig ist und wie eine Störung gemeldet wird, wird bei der Übergabe schriftlich festgehalten.
Entscheidet die KI dann über meinen Betrieb?
Nein. Was eine Zusage macht oder Geld bewegt, gibt ein Mensch frei. Feste Auskünfte, etwa für einen Gäste-Chatbot, gibt Ihr Team einmal vorab frei. KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet. So ist es gebaut, nicht nur versprochen.
Welcher Ablauf kostet jede Woche die meisten Stunden?