Acht Abläufe im Hotel. Klar benannt.
Acht Abläufe aus Hotels, Resorts und Ferienanlagen: Housekeeping-Tagesplan, Zimmerstatus, Mängel und Aufträge, Übergaben, Personalbedarf, Gästeanfragen, Hauswissen und Tagesbericht.
Demo
So sieht ein Abreisetag aus
Gast, Housekeeping, Hausdame, Technik, Rezeption und Leitung arbeiten an einem gemeinsamen Stand. Eine Eingabe, und alle sehen es sofort.
Die acht Schritte als Text
- Der Gast meldet seine Abreise. Ein Tipp in der Gästemappe auf dem Handy. Rezeption und Housekeeping sehen es sofort.
- Housekeeping nimmt das Zimmer ab. Abhaken, was abzuhaken ist. Was aus der Minibar fehlt, wird kurz eingetippt. Kein Zettel, kein Anruf.
- Die Rezeption sieht: alles in Ordnung. Abgenommen, Minibar erfasst. Check-out mit einem Klick, der Gast kann fahren.
- Housekeeping beginnt und findet einen Defekt. Bereich wählen, in eigenen Worten beschreiben, Foto dazu. Die Technik hat den Auftrag sofort, die Rezeption sieht ihn am Zimmer.
- Sauber gemeldet, die Hausdame prüft und gibt frei. Das Zimmer ist fertig. Die offene Reparatur bleibt sichtbar, bis sie erledigt ist.
- Die Technik übernimmt und repariert. Material und Zeit stehen am Auftrag. An der Rezeption verschwindet die Meldung.
- Fällige Wartung erscheint von selbst. Rauchmelder in Zimmer 115, alle 12 Monate. Niemand muss daran denken.
- Am Abend: der Stand für die Leitung. Zimmer, Reparaturen und Berichte an einem Ort. Wer was abgenommen, gereinigt und freigegeben hat, ist nachvollziehbar.
01 / Ausgangslage
Ausgangslage
Housekeeping und Technik halten Zimmer und Anlagen bereit, die Rezeption braucht ihren Stand. An Rezeption und Reservierung treffen Postfach und PMS zusammen, das Backoffice führt den Tagesabschluss. Resorts und Ferienanlagen koordinieren mehrere Gebäude oder Einheiten.
02 / Woran es hakt
Woran es hakt
- Der Housekeeping-Plan entsteht jeden Morgen neu aus Listen und Zurufen.
- Ob ein Zimmer fertig ist, erfährt die Rezeption per Anruf.
- Mängel, Aufträge und Übergaben hängen an Zetteln, Messengern und einzelnen Personen.
- In Resorts und Ferienanlagen kommen An- und Abreisen in Wellen; saisonale Aushilfen und die Reinigung zwischen Einheiten brauchen klare Übergaben.
03 / Vorgehen
Vorgehen
- 01
Den Ablauf benennen, wie er heute läuft.
- 02
Den Schritt finden, der den Aufwand trägt.
- 03
Nur diesen Schritt bauen. Freigabe bleibt im Haus.
Abgrenzung
Keine Automatisierung, die Zusagen nach außen allein trifft. Gemessene Zeiten dienen der Planung, nie der Bewertung von Personen.
04 / Ergebnis
Ergebnis
Sie sehen, welcher Ablauf zuerst lohnt und wie 5213 LABS ihn anfasst.
05 / Anwendungsfälle
Anwendungsfälle
A/01 Housekeeping-Tagesplan aus An- und Abreisen
Die Hausdame plant den Tag aus Abreiseliste, Bleibern und Zurufen. Fehlt jemand, wird alles von Hand umgeschoben.
Der Plan entsteht aus An- und Abreisen und den Leuten, die heute da sind. Die Hausdame verschiebt, nimmt an, und jede Reinigungskraft sieht ihre Zimmer.
A/02 Zimmerstatus per Scan an der Tür
Welche Zimmer sind fertig? Die Rezeption ruft durch, das Housekeeping antwortet zwischen zwei Betten.
Start per Scan an der Zimmertür, Ende mit einem Tipp. Rezeption und Hausdame sehen den Stand, ohne nachzufragen.
A/03 Mängel und Aufträge an einem Ort
Defekte im Zimmer kommen per Zettel, Messenger und Anruf. Wer was behebt, klärt sich im Flur.
Jede Meldung hängt am Zimmer oder Bereich. Melden kann jeder, beauftragen die Zuständigen, der Stand bleibt sichtbar.
A/04 Übergabe zwischen Schichten und Abteilungen
Ein Auftrag landet an der Rezeption statt in der Technik und bleibt liegen. Was die Frühschicht wusste, fehlt der Spätschicht.
Übergabe mit Grund an die richtige Abteilung oder Schicht. Der Verlauf bleibt nachlesbar, die abgebende Seite sieht, ob es erledigt ist.
A/05 Personalbedarf für die nächsten Tage
Wie viele Reinigungskräfte morgen und übermorgen gebraucht werden, steht im Kopf der Hausdame.
Aus den Buchungen und den gemessenen Reinigungszeiten entsteht der Bedarf für die nächsten Tage. Die Zeiten dienen der Planung, nie dem Vergleich von Personen.
A/06 Gästeanfragen im Postfach
Gäste fragen nach Anreise, Umbuchung oder Ausstattung. Die Rezeption bearbeitet jede Mail von Hand.
Die Gästeanfrage wird zugeordnet. Ein Entwurf liegt bereit und geht nach Freigabe durch das Haus hinaus.
A/07 Hauswissen und Fragen des Teams
Welche PMS-Regel gilt, wen ruft die Rezeption bei einem Ausfall an? Oft kennt nur eine Person die Antwort.
Abläufe, Kontakte und Hausregeln auf Abruf. Auch in der nächsten Schicht.
A/08 Tagesbericht aus PMS und Kasse
Der Tagesbericht wird jeden Morgen aus PMS und Kasse von Hand zusammengestellt.
Der Bericht entsteht selbst. Geprüft und freigegeben wird im Haus.
Muss ich meine bestehenden Systeme ersetzen?
In der Regel nicht. Zuerst wird geprüft, was Ihre vorhandenen Systeme bereits können und wo sie verbunden werden müssen. Ein Wechsel ist eine eigene, teure Entscheidung und kein Nebeneffekt einer Automatisierung.
Kann das Ergebnis lauten, nichts zu automatisieren?
Ja, und das ist ein zulässiges Ergebnis. Manche Abläufe sind zu selten, zu unterschiedlich oder zu sehr Vertrauenssache. Dann steht genau das im Bericht, mit Begründung.
Sieht 5213 LABS bei einer Analyse unsere Kundendaten?
So wenig wie möglich. Für die Aufnahme eines Ablaufs reichen fast immer Struktur und Beispiele; echte Datensätze werden nur angesehen, wenn es unvermeidbar ist, und das wird vorher vereinbart.
Welcher Ablauf kostet jede Woche die meisten Stunden?